A nota fiscal (NF) para e-commerce é um documento eletrônico que formaliza uma transação comercial realizada online entre uma empresa e um cliente. Ela serve como um comprovante da operação, contendo informações fiscais essenciais.
De acordo com a Lei n. 8.846/94, é obrigatória a sua emissão para todos os produtos online. Assim, a nota fiscal para e-commerce é indispensável para a regularização das operações comerciais realizadas no ambiente virtual.
Isso quer dizer que todos aqueles que possuem uma loja online ou vende por meio de plataformas digitais precisam emitir a NF como registo legal da transação.
Neste artigo, abordaremos esse tema em mais detalhes, explicando qual a real importância da emissão do documento e como fazê-la no seu negócio. Acompanhe até o final!
Por que a emissão de nota fiscal para e-commerce é necessária?
A nota fiscal desempenha um papel crucial no processo de vendas online. A propósito, esse documento vai muito além de ser apenas uma exigência legal, pois também representa transparência e credibilidade nas operações financeiras.
Tendo isso em vista, selecionamos alguns dos principais motivos para não deixar de fazer a sua emissão. Confira!
Simplificação de processos administrativos
A emissão de notas fiscais para e-commerce é fundamental não só para cumprir com as obrigações legais, mas também para simplificar os processos administrativos das operações online.
Principalmente pela automatização e organização que esse procedimento proporciona, essa etapa administrativa fica mais fácil. Um dos motivos para isso é que o empreendedor tem a chance de fazer a integração entre sistemas de gestão financeira e contábil.
Como resultado da automatização, é possível reduzir erros manuais, agilizar o faturamento, controlar o estoque de forma mais eficiente e facilitar a conciliação financeira.
Controle de estoques e vendas
A emissão de notas fiscais também é importantíssima para o controle de estoque e vendas das empresas online. Essa prática é essencial para a organização e gestão eficiente do negócio virtual.
Quando a empresa registra oficialmente todas as vendas efetuadas, isso a permite ter um controle mais preciso do seu estoque.
Assim, o empreendedor tem a oportunidade de acompanhar as entradas e saídas de produtos, evitando discrepâncias entre o que foi vendido e o que está disponível para comercialização.
Além disso, a emissão de notas fiscais facilita o controle de vendas ao registrar detalhes importantes, como valores, quantidades e descrições dos produtos comercializados.
De modo geral, essas informações são essenciais para análises posteriores, como identificação de produtos mais vendidos, sazonalidades de demanda e avaliação do desempenho das vendas ao longo do tempo.
Segurança e confiabilidade
Ao emitir notas fiscais para e-commerce, a empresa está fornecendo ao consumidor uma comprovação da transação financeira. Por direito, todo cliente deve receber a NF em quaisquer operações financeiras provenientes da compra de um produto ou da prestação de um serviço.
Essa comprovação passa mais segurança e confiabilidade sobre o negócio, tanto para o cliente quanto para a empresa.
O cliente se sente amparado ao ter um comprovante oficial da compra ou serviço realizado, o que garante seus direitos em caso de necessidade de troca, devolução ou acionamento da garantia do produto. Por outro lado, a empresa se resguarda ao manter registros precisos e organizados de todas as operações comerciais.
Acesso à informação
Através da correta emissão e armazenamento das notas fiscais para e-commerce, as empresas conseguem obter dados que podem ser utilizados para análises, tomadas de decisão e melhorias nos processos internos.
Essas informações permitem uma análise mais aprofundada do desempenho do negócio e auxiliam na identificação de tendências e oportunidades de melhoria.
Quais os riscos de não emitir nota fiscal para e-commerce?
Visto a importância da emissão, também é importante destacar os riscos que o empreendedor está sujeito ao deixar de cumprir essa exigência legal.
Seja por esquecimentos ou, pior, para tentar driblar a Receita Federal, essa prática é ilegal e pode gerar uma série de consequências financeiras e jurídicas.
Riscos legais e fiscais
A não emissão de nota fiscal configura sonegação fiscal, uma prática considerada crime pela legislação brasileira.
As empresas de e-commerce que não emitem notas fiscais estão sujeitas a multas pesadas, autuações fiscais e até mesmo processos criminais.
Prejuízos financeiros
Outra consequência que pode mexer no bolso do empresário no e-commerce devido à falta de emissão de notas fiscais são os possíveis prejuízos financeiros para o negócio.
A documentação fiscal é essencial para o correto registro das vendas, assim como para o cálculo dos impostos devidos e a regularidade das operações comerciais.
Logo, ao não ter o controle das entradas por meio dos registros nas notas fiscais, o empresário pode ter dificuldades de apurar corretamente o seu faturamento.
Desconfiança dos consumidores
A ausência de nota fiscal costuma gerar desconfiança nos consumidores. Afinal, ela é um comprovante que todo comércio, seja eletrônico ou não, deve oferecer em relações comerciais.
Dessa maneira, a falta da NF compromete a reputação da empresa perante o público.
Dificuldades na regularização
Caso a empresa seja flagrada pela Receita Federal ou outros órgãos fiscalizadores por não emitir notas fiscais, ela enfrentará dificuldades na regularização da situação fiscal.
Esse é um risco ainda mais grave quando a empresa pode ter suas atividades comerciais suspensas temporária ou definitivamente.
Comprometimento da contabilidade
De nada adianta contar com a melhor contabilidade para e-commerce, se não houver transparência com o contador em todo o processo.
As notas fiscais são instrumentos essenciais para que o assessor contábil possa realizar os controles financeiro e tributário adequados.
Deste modo, o e-commerce que não emite notas fiscais fica sujeito a possíveis erros de contabilidade do negócio, abrindo brechas para penalidades fiscais e tributárias.
Tipos de nota fiscal para emitir no Brasil
No Brasil, existem diferentes tipos de notas fiscais utilizadas em operações eletrônicas, cada uma com sua finalidade específica e características distintas.
Nesse sentido, vale conferir quais são as principais modalidades e como elas se distinguem para diferentes propósitos no e-commerce:
- Nota fiscal eletrônica (NF-e): é o documento fiscal eletrônico utilizado para registrar operações de circulação de mercadorias e prestações de serviços. Ela substitui as tradicionais notas fiscais em papel e é emitida e armazenada eletronicamente, garantindo a validade jurídica das operações.
- Nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFC-e): é empregada em vendas diretas ao consumidor final, substituindo o cupom fiscal e a nota fiscal de venda ao consumidor. Sua emissão é online e em tempo real, simplificando o processo de compra e venda para ambas as partes.
- Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC): similar à NFC-e, a NFC também é utilizada em operações de varejo, porém com variações regionais em sua implementação, mantendo a praticidade na emissão e controle das transações.
- Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e): é destinada a operações pontuais ou eventuais, permitindo a emissão eletrônica sem a necessidade de certificado digital. É uma alternativa flexível para situações específicas no comércio eletrônico – como quem não tem CNPJ.
- Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e): utilizada na prestação de serviços, a NFS-e é emitida pelas empresas prestadoras de serviços registrando as informações essenciais relacionadas às atividades realizadas.
Cada tipo de NF tem sua aplicação e visa atender às exigências legais e operacionais das transações online.
É fundamental que as empresas que atuam no comércio eletrônico estejam cientes dos tipos disponíveis no Brasil e saibam escolher o mais adequado para cada situação.
Qual a diferença entre nota fiscal e Danfe?
No contexto das operações comerciais, é comum surgirem dúvidas sobre as diferenças entre a nota fiscal e o Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
A NF é o documento fiscal que formaliza uma operação de compra e venda de mercadorias ou a prestação de serviços. Além disso, ela contém informações essenciais como dados do emitente e do destinatário, descrição dos produtos e serviços, e valores.
Com isso, ela é obrigatória para assegurar a legalidade das operações comerciais.
Em contrapartida, o Danfe é um documento auxiliar da nota fiscal eletrônica que acompanha o transporte das mercadorias.
Portanto, de modo algum ele deve substituir a NF-e, sendo apenas uma representação gráfica simplificada para facilitar a identificação e conferência das mercadorias em trânsito.
O Danfe contém apenas informações resumidas presentes na NF-e, como chave de acesso, dados do emitente e destinatário, descrição dos itens e valores.
A partir dessa análise, as principais diferenças entre a NF e o Danfe correspondem às suas funções. Ou seja, enquanto a primeira é o documento fiscal que formaliza a operação comercial e é armazenada eletronicamente, o segundo é uma representação física simplificada da NF-e para acompanhamento do transporte das mercadorias.
Como emitir nota fiscal para e-commerce?
A emissão de uma nota fiscal para e-commerce não costuma ser um processo difícil, embora exija atenção no preenchimento das informações e conhecimento sobre o tipo correto de nota a ser utilizada.
Em todo caso, ter o auxílio de um contador é fundamental para evitar erros e garantir que a emissão seja feita corretamente. Ele é o profissional com conhecimento atualizado e experiência para orientar em todo o processo, de forma simples e eficiente.
1. Faça a inscrição do CNPJ da empresa
Para fazer a emissão de notas fiscais de um e-commerce, é fundamental que a empresa esteja devidamente registrada e possua um Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) ativo.
O CNPJ é o registro tributário necessário para operar legalmente no Brasil, bem como emitir notas fiscais eletrônicas.
Basicamente, os passos para fazer a inscrição do CNPJ e poder emitir notas fiscais envolvem a constituição de uma empresa e a solicitação do cadastro na Junta Comercial no estado onde a empresa terá sede.
2. Adquira um certificado digital
Outro item indispensável para emitir a nota fiscal para e-commerce é o certificado digital. Esse documento serve como uma assinatura com validade jurídica, garantindo mais segurança às transações eletrônicas, além de outros serviços via internet.
Em termos gerais, o certificado digital é uma espécie de identidade eletrônica que garante a autenticidade, integridade e confidencialidade das informações transmitidas pela empresa.
Ademais, a Receita Federal exige o uso do certificado digital para a emissão de notas fiscais eletrônicas, conforme estabelecido na legislação tributária.
3. Faça o credenciamento na Secretaria da Fazenda
O credenciamento na Secretaria da Fazenda (Sefaz) é obrigatório para viabilizar a emissão de notas fiscais para e-commerce.
Contudo, antes de solicitar esse credenciamento, é fundamental que a empresa esteja regularizada nos órgãos competentes. Quanto à solicitação, ela deve ser feita através do portal eletrônico da Sefaz do estado no qual a empresa possui sede.
4. Garanta a organização
Por fim, a organização ao emitir notas fiscais para e-commerce é fundamental para estabelecer mais eficiência, conformidade fiscal e transparência nas operações comerciais.
Um dos principais motivos para isso é que a organização na emissão das notas fiscais contribui para um melhor controle financeiro do negócio.
Além disso, ela mostra que a empresa estará preparada para possíveis auditorias fiscais, facilitando a verificação e apresentação das informações solicitadas pelos órgãos competentes.
Tendo isso em vista, considere seguir essas dicas para organizar melhor as suas notas fiscais:
- Estabeleça um padrão de nomenclatura para os arquivos das notas fiscais eletrônicas.
- Mantenha backups regulares dos arquivos das notas fiscais em locais seguros e acessíveis.
- Utilize sistemas de gestão integrados que automatizam o processo de emissão de notas fiscais.
- Realize as conciliações periódicas entre as notas fiscais emitidas e os registros contábeis da empresa.
Faça a gestão fiscal do seu e-commerce com a R2 Contabilidade – Negócios Digitais
Fazer a gestão fiscal de um comércio eletrônico não é tão simples, e emitir notas para e-commerce é uma tarefa crucial na operação do negócio. Nessa perspectiva, graças à R2 Contabilidade – Negócios Digitais, você tem a chance de garantir uma gestão fiscal eficiente sem se preocupar com complexidades.
A R2 é uma contabilidade especializada no ramo digital, assegurando uma equipe com a devida bagagem para prestar orientações personalizadas a e-commerce.
Quer ter uma rotina contábil mais fácil ao emitir notas fiscais? Entre em contato!
