Estamos vivendo em uma era marcada pela transformação digital, na qual a tecnologia tem influência direta em todos os setores da economia, principalmente na contabilidade. Além disso, a digitalização dos processos contábeis trouxe vários benefícios, incluindo a agilidade, praticidade e redução dos custos operacionais.
Contudo, um dos pontos mais relevantes e que vem chamando mais atenção entre empresas e profissionais é, justamente, a segurança das informações.
Ao longo deste artigo, iremos explicar melhor como a contabilidade digital vem evoluindo para garantir uma melhor proteção de dados financeiros, seus principais riscos, como a tecnologia pode ser uma aliada estratégica e, principalmente, como manter a conformidade com legislações de segurança. Ótima leitura!
A contabilidade digital
Diferentemente da contabilidade tradicional, que ainda utiliza papéis, arquivos físicos e inúmeros processos manuais, a contabilidade digital emprega ferramentas tecnológicas, sistemas online e integrações automatizadas, tudo para realizar as atividades contábeis com eficiência e assertividade.
A digitalização da contabilidade conta com:
- automação de lançamentos financeiros e integrações bancárias;
- armazenamento eletrônico de documentos;
- plataforma destinadas para a emissão e gestão de notas fiscais eletrônicas;
- assinaturas eletrônicas;
- certificados digitais.
Além de uma atuação efetiva nas atividades diárias das empresas e dos escritórios contábeis, a contabilidade digital permite o acesso remoto e seguro às informações, o que facilita a comunicação entre o contador e o cliente.
Por que a segurança das informações é tão importante na contabilidade e quais os principais riscos à segurança dos dados?
A contabilidade lida com dados importantes, sensíveis e confidenciais, como faturamento e receitas, despesas operacionais, dados bancários e extratos financeiros, informações fiscais e tributárias, dados de folha de pagamento e colaboradores, planejamento financeiro e relatórios estratégicos.
Essas informações são fundamentais para a gestão dos negócios e alvo para os cibercriminosos, cujos interesses são roubar os dados e realizar fraudes, espionagem ou extorsão. E é por isso que a segurança da informação na contabilidade digital é uma necessidade.
Entre as ameaças e vulnerabilidades, destacam-se:
- Acesso não autorizado: aqueles usuários mal-intencionados podem tentar acessar os dados financeiros, principalmente se não tiver um controle com permissões e senhas fortes.
- Ataques cibernéticos: os malwares, ransomwares e invasões hacker são algumas das ameaças cibernéticas, responsáveis por comprometer a integridade dos dados contábeis.
- Perda de dados: possíveis falhas, exclusões erradas ou problemas nos servidores locais podem provocar a perda de documentos e informações essenciais para a empresa.
- Não conformidade com a LGPD: a legislação exige que os dados sensíveis sejam armazenados, processados e compartilhados com segurança, de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD (Lei n. 13.709/2018). O não cumprimento das normas pode resultar em multas e processos judiciais.
- Fraudes internas: terceiros e até mesmo funcionários mal-intencionados podem manipular dados ou fraudar documentos se existir uma falta de controle interno.
Saiba como a contabilidade digital garante a segurança das informações contábeis
A contabilidade digital pode garantir a segurança das informações financeiras de forma assertiva, por meio da integração de tecnologias avançadas, processos automatizados e uma boa prática de governança das informações sensíveis.
Veja, a seguir, os principais fatores responsáveis por garantir essa segurança:
Armazenamento criptografado em nuvem
Os melhores sistemas de contabilidade digital contam com o armazenamento em nuvem e criptografia de ponta a ponta. Ou seja, os dados são codificados no envio e no armazenamento, evitando que as informações sejam acessadas por pessoas não autorizadas.
A nuvem pode, ainda, armazenar grande número de dados, garantindo que cópias sejam mantidas nos servidores espalhados. Ou seja, mesmo que um servidor falhe, os dados não serão perdidos.
Backups seguros e automáticos
Backups automáticos são fundamentais para garantir que nenhuma informação seja perdida. As plataformas digitais costumam realizar cópias dos dados e armazená-los em locais separados, protegendo tudo de perdas acidentais ou desastres. A restauração dos dados também é realizada de maneira rápida, o que minimiza impactos na operação.
Controle de acessos e permissões
O controle de acesso por nível de permissão é uma prática muito utilizada na segurança das informações, ou seja, somente pessoas autorizadas conseguem visualizar e editar informações.
Um colaborador do setor financeiro, por exemplo, poderá ter acesso às informações contábeis, mas não às de marketing. Esse controle é gerenciado pelos administradores do sistema, sendo uma forma de evitar vazamento ou uso indevido das informações.
Autenticação em dois fatores
A chamada autenticação em dois fatores é uma modalidade de segurança que exige duas formas distintas de verificação para que o sistema seja acessado. Na maioria das vezes, é pedida uma senha e/ou um código, que pode ser enviado por e-mail ou aplicativo. Esta ação é capaz de dificultar o acesso de invasores, pois, mesmo descobrindo a senha principal, ainda precisarão do código de segurança.
Certificado digital
A contabilidade digital utiliza frequentemente os certificados digitais na hora de autenticar os documentos, a fim de garantir a identidade do emissor. Os certificados atuam como uma assinatura eletrônica de validade jurídica, protegendo as transações.
Monitoramento de atividades
Os sistemas contábeis registram todas as suas atividades, o que possibilita identificar quem acessou, alterou ou visualizou os dados sensíveis e quando isso foi feito.
Esse cuidado é de suma importância para investigações e para reforçar a responsabilidade dos usuários. Outro aspecto importante é que o monitoramento em tempo real emite alertas em caso de possíveis acessos suspeitos.
Atualização de segurança automática
As plataformas digitais são usadas de maneira constante para corrigir a vulnerabilidade e melhorar a performance das informações. Ao utilizar um sistema com base na nuvem, o usuário usufrui de benefícios das atualizações automáticas, por exemplo, as correções manuais.
LGPD na contabilidade: entenda o papel da conformidade legal
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) “dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”.
A LGPD estabelece, ainda, exigências para empresas que atuam com dados, destacando-se:
- consentimento do titular para o tratamento dos dados;
- transparência sobre o uso das informações;
- segurança e sigilo dos dados pessoais;
- direito ao acesso, à correção ou à exclusão de informações pelo titular;
- responsabilização por vazamento.
A contabilidade digital auxilia as empresas a se adequarem à LGPD, oferecendo processos mais controlados e rastreáveis, armazenamento com criptografia, exclusão de dados e maior transparência para os clientes.
As empresas que investem em sistemas contábeis transmitem comprometimento, ética e legalidade no tratamento e cuidado das informações.
Dicas para ajudar a manter a segurança na contabilidade digital!
Mesmo tendo os melhores e mais avançados sistemas tecnológicos, a segurança das informações financeiras também dependem de boas práticas, as quais devem ser implementadas pelas empresas e seus colaboradores. Por isso, é essencial:
- educar os seus colaboradores, realizando treinamentos sobre segurança digital e o uso de senha;
- não criar senhas fáceis (como “123456”) e trocá-las periodicamente;
- ter políticas internas de segurança, definindo regras para o acesso, compartilhamento e uso das informações;
- evitar o uso de redes de Wi-Fi públicas para acessar os sistemas, preferindo por conexões privadas e mais seguras;
- revisar constantemente as permissões de acesso, bloqueando o acesso de ex-funcionários o mais rápido possível.
Em resumo, a contabilidade digital mostra um importante avanço na maneira como as empresas gerenciam as suas obrigações contábeis e acessam as informações financeiras. Essa evolução demanda níveis elevados de segurança para os dados sensíveis presentes em uma organização.
Ao optar por soluções digitais com recursos criptografados, controle de acesso, autenticação em dois fatores e o cumprimento da LGPD, fica mais fácil garantir que as informações financeiras estejam protegidas e longe de qualquer tipo de ameaça.
Em um mundo onde as pessoas estão cada vez mais conectadas, investir na contabilidade digital se torna uma questão de competitividade e sobrevivência e, acima de tudo, uma forma segura de proteger algo tão importante em todo e qualquer negócio: as informações.
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