Devido ao crescimento constante do comércio eletrônico em território nacional, impulsionado, principalmente, pela digitalização e facilidade na abertura de lojas virtuais, muitas pessoas acabam investindo neste tipo de empreendimento online.
Mas, mesmo com tanta facilidade para comercializar produtos e serviços pela internet, diversos empreendedores ainda deixam de lado uma parte crucial de toda venda: a emissão de notas fiscais.
Emitir notas fiscais de forma correta não significa, apenas, cumprir com as exigências legais. É uma prática responsável por garantir segurança jurídica, melhorar o relacionamento com o cliente, contribuir para a organização financeira e contábil dos negócios e evitar problemas com o fisco.
Neste conteúdo, iremos explicar por que a emissão da nota fiscal é fundamental para o e-commerce, quais os riscos de não a emitir e como manter a sua loja virtual dentro da conformidade legal. Boa leitura!
Por que a nota fiscal é obrigatória?
A nota fiscal é o documento responsável por registrar a venda de um produto ou serviço, tendo como principal objetivo informar aos órgãos fiscais que uma transação comercial ocorreu.
Ela serve para recolher os tributos devidos, registrar as receitas da empresa e fornecer garantias para os consumidores.
No e-commerce, não é diferente: a emissão de nota fiscal é obrigatória para toda venda realizada, seja qual for o porte da empresa ou a maneira de pagamento escolhida.
A obrigatoriedade é determinada pela Lei n. 8.846/1994 (que dispõe sobre a emissão de documentos fiscais e o arbitramento da receita mínima para efeitos tributários, além de dar outras providências) e pelo Código Tributário Nacional (CTN), do qual define a obrigatoriedade em recolher tributos baseando-se nos documentos fiscais.
Vale lembrar que os microempreendedores individuais (MEIs) também precisam emitir notas fiscais, seja em vendas para pessoas jurídicas ou pessoas físicas.
Conheça os tipos de nota fiscal disponíveis no e-commerce
Os tipos mais comuns de notas fiscais são:
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e é utilizada para a venda de produtos físicos. Assim, ela deve ser emitida por meio do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) adequado e enviada de maneira eletrônica para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado.
Após validação, é gerado um arquivo e, com ele, é emitido o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que deve acompanhar o produto na entrega.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é utilizada a partir do momento que o e-commerce oferece serviços de consultorias, hospedagem de sites e cursos online, tendo como finalidade a prestação de serviços.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
É um modelo comum em vendas presenciais nas lojas físicas, porém, também pode ser aplicada no e-commerce mediante entrega imediata ou retirada do produto em balcão.
Nota Fiscal de Devolução
Como o nome sugere, é utilizada quando o cliente devolve o produto, ou seja, é preciso registrar a devolução para que os impostos já recolhidos também sejam estornados.
Nota Fiscal de Bonificação (Brindes e Amostras Grátis)
É muito comum quando o e-commerce realiza o envio de produtos sem cobrança, mas tem uma movimentação no estoque. A sua principal finalidade é registrar a saída desses itens promocionais.
Lembrando que essa NF tem uma tributação que varia conforme o regime fiscal, demandando uma correta aplicação do Código Fiscal de Operações e de Prestações (CFOP) e do Código de Situação Tributária (CST).
Nota Fiscal de Remessa
Serve para quando o e-commerce envia mercadorias sem uma venda imediata, por exemplo, remessa para testes, consertos, consignação ou remessa para depósito em outro estado.
Você sabe qual a importância da emissão da nota fiscal de forma correta?
Emitir uma nota fiscal de maneira correta é essencial para todo e qualquer negócio, seja qual for o seu porte, segmento ou atuação.
A prática em emiti-la da forma certa está relacionada com a legalidade, organização financeira e saúde fiscal de uma empresa.
A seguir, entenda os principais motivos que fortalecem essa emissão:
Promove o cumprimento legal e segurança jurídica
Emitir notas fiscais de acordo com as normas legais garante que a empresa esteja regularizada perante os órgãos fiscalizadores. Assim, os negócios ficam protegidos de multas, autuações e, em casos mais graves, processos criminais por conta de sonegação fiscal.
Evita multas e penalidades
Deixar de emitir as notas fiscais pode gerar multas que podem chegar a 100% do valor da operação. Em casos de reincidência, por exemplo, o empreendedor pode passar por investigação de crime de sonegação fiscal, tendo como penalidade reclusão e perda da empresa.
Aumenta a credibilidade da marca
Uma coisa é certa: o consumidor digital está cada vez mais atento aos seus direitos. Ou seja, ao receber uma nota fiscal, ele sente mais confiança na sua marca, compreendendo que está lidando com uma empresa séria e transparente. Atos como este, consequentemente, melhoram o relacionamento com consumidores e podem gerar a fidelização deles.
Facilita trocas, garantias e devoluções
A nota fiscal é indispensável nos processos de devolução dos produtos ou solicitação de garantia. Sem esse documento fiscal, consumidores e lojistas podem encontrar dificuldades na hora de resolver esse tipo de situação, podendo prejudicar a reputação da marca.
Melhora o controle financeiro e contábil
Emitir notas corretamente possibilita um registro mais preciso das receitas, torna a apuração de impostos mais facilitada e permite uma gestão financeira mais eficiente. Esses pontos são essenciais para a elaboração de relatórios contábeis e planejamentos financeiros.
Quais os riscos para um e-commerce que não faz a emissão da nota fiscal?
Infelizmente, ainda existem empreendedores digitais que acabam optando por não emitir notas fiscais em suas vendas, principalmente quando se trata das pessoas físicas.
Esta prática pode trazer diversos riscos e impactos ao negócio, como:
- Risco de autuação fiscal e multas: a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda estaduais sempre monitoram as transações online, principalmente em marketplaces e nas redes sociais. A não emissão da nota fiscal pode ocasionar multas, cobranças retroativas e abertura de processo administrativos ou judiciais.
- Atividade considerada ilegal: a venda de produtos ou serviços sem a emissão da nota fiscal é caracterizada como sonegação fiscal, infração grave que pode resultar no cancelamento do CNPJ.
- Perda de credibilidade com os clientes: muitos consumidores solicitam a nota fiscal visando à garantia em caso de trocas, devoluções e reembolsos. A falta desse documento pode gerar reclamações, baixa pontuação em avaliações e desconfiança da marca, além de impactar o relacionamento entre o cliente e a empresa.
- Proibição para vender em marketplace: as plataformas de venda online exigem a emissão de notas fiscais. Caso identifiquem irregularidades, elas bloqueiam ou encerram as contas, gerando prejuízo financeiro para os vendedores.
- Dificuldade de obter crédito: uma empresa que não faz a emissão da nota fiscal corretamente encontra dificuldade na hora de comprovar sua situação, prejudicando o acesso a linhas de crédito, financiamentos e parcerias comerciais.
- Comprometimento da gestão contábil e financeira: a não emissão prejudica o controle de receitas, impossibilita a realização de uma contabilidade regular e causa dificuldades na hora de estimar impostos ou calcular o fluxo de caixa com precisão sobre o Lucro Real.
Ou seja, não emitir nota fiscal no e-commerce é um grande erro, que, além dos impactos fiscais e penais, compromete a confiança do cliente, impedindo um crescimento sustentável dos negócios.
Uma emissão correta é mais do que uma obrigação legal, é uma estratégia para a proteção e a profissionalização do e-commerce.
É hora de emitir notas fiscais corretamente para o seu e-commerce
Como pudemos compreender até aqui, cada vez mais, os empreendedores estão investindo no e-commerce, mas acabam deixando de lado responsabilidades legais, como a emissão da nota fiscal.
E foi por isso que listamos dicas essenciais para uma emissão correta de um documento tão valioso. Acompanhe:
1. Formalize a sua empresa
O primeiro passo para emitir notas fiscais é a formalização do seu negócio. Considerando que o e-commerce possui nuances e características diferentes dos demais setores, é fundamental ter o auxílio e a orientação de contadores especializados nesta área, como os da R2 Contabilidade – Negócios Digitais.
2. Tenha todos os cadastros necessários
Após a formalização da empresa, é necessário realizar alguns cadastros importantes, como:
- Inscrição Estadual – IE (para a venda de produtos físicos);
- Inscrição Municipal (para as prestações de serviços);
- Certificado Digital (utilizado para realizar a assinatura eletrônica das notas fiscais).
3. Escolha um sistema para emitir as notas fiscais
É possível utilizar sistemas gratuitos das Secretarias da Fazenda, softwares integrados com o seu e-commerces ou programas específicos para e-commerce, os quais realizam uma gestão de estoque, vendas, emissão de notas e cálculo de imposto, tudo de forma automatizada e integrada.
4. Cadastre os seus produtos e serviços corretamente
Um erro muito comum está no cadastro incorreto de dados dos produtos, o que pode gerar autuações. Portanto, atenção para a descrição detalhada e padronizada dos produtos. Utilize códigos corretos e, conforme o regime tributário, atente-se às alíquotas.
5. Faça o cálculo correto dos impostos
Tenha certeza que que o sistema emissor da nota fiscal está configurado corretamente e de acordo com:
- alíquotas válidas do ICMS para o estado de destino;
- impostos de frete, embalagens e adicionais;
- regras de substituição tributária – quando aplicável.
6. Emita a nota fiscal antes de enviar o produto
A legislação determina a emissão da nota fiscal antes que o produto seja enviado ao consumidor. O documento é exigido pela transportadora para conduzir a mercadoria e ter ciência do que está sendo enviado.
7. Envie a nota para o cliente
Após emiti-la, sempre envie a nota para o cliente, reforçando a confiança, credibilidade e transparência do e-commerce.
8, Guarde as notas fiscais
A legislação exige que as notas fiscais eletrônicas sejam guardadas por um prazo mínimo de cinco anos, respaldando a empresa em possíveis fiscalizações, devoluções, contestações e garantia do consumidor.
Por fim, a emissão correta da nota fiscal no e-commerce é uma obrigação legal. Mais do que ficar longe das multas, o documento é de suma importância para tornar o negócio ainda mais profissional, conquistar a confiança do cliente, manter a regularidade contábil e viabilizar o crescimento da loja virtual.
Em um cenário cada vez mais fiscalizado e competitivo, deixar de emitir a nota fiscal é um grande risco, podendo comprometer todo o esforço de um empreendimento online.
Se você quer um e-commerce sólido, confiável e preparado para crescer, comece regularizando seus negócios e emitindo notas fiscais corretamente.
E lembre-se sempre de contar com o auxílio de um contador especializado na hora da tributação, sempre de acordo com o tipo de produto, o estado e o canal de venda.
Outros conteúdos como este, você encontra no nosso blog. Mas, para falar com quem entende do assunto e que pode auxiliar na emissão de nota fiscal, é só clicar aqui e contar com o nosso time de experts!
